ERP, progiciels : enjeux et complexité de leur mise en œuvre

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Définition : qu’est-ce qu’un ERP ?

On l’appelle tour à tour « progiciel de gestion intégré », « PGI » ou encore « ERP » … En réalité, il s’agit de la même chose puisque « PGI » n’est que l’équivalent français du terme « enterprise resource planning » (ERP). Mais que ce soit en France ou ailleurs, c’est bien le sigle ERP qui est le plus souvent utilisé.

Un ERP est une solution logicielle dont l’objectif est d’unifier le système d’information (SI) d’une entreprise, composé d’un ensemble d’applications qui viennent s’intégrer, entre autres, autour d’une base de données. On dit souvent qu’il est « intégré » au système d’information de l’entreprise.

Parmi les différents progiciels disponibles sur le marché, la plupart d’entre eux comportent en règle générale un ensemble de modules spécifiquement conçus pour les ventes, les stocks, la production, la comptabilité ou encore la gestion de la trésorerie. Tous ces modules sont regroupés autour de la base de données de l’entreprise, à partir de laquelle ils se partagent toutes les informations. Lorsqu’une mise à jour est effectuée au niveau de la base de données, elle affecte ainsi chacun des modules, et ce en temps réel

Intégration d’un ERP : une démarche souvent complexe

L’intégration d’un ERP sur le système d’information d’une entreprise n’est pas chose aisée. En effet, toute la complexité de cette démarche consiste en la nécessité d’adopter une approche globale tout en faisant intervenir des leviers indépendants et complémentaires.

Il est également très fréquent que certains logiciels se « greffent » difficilement à l’ERP, pour des raisons qui peuvent être d’ordre technique (différences entre les langages de programmation par exemple), organisationnel ou encore financier. Car c’est bien là que réside tout l’enjeu de l’intégration d’un ERP : former un ensemble cohérent et homogène, garant de la pertinence des données. Ce dernier doit, entre autres, permettre de répondre aux problématiques liées à la sécurité et à la confidentialité des données. Son déploiement exige donc un grand professionnalisme pour éviter toute catastrophe qui pourrait nuire à la performance et à l’image de l’entreprise.

Cette exigence de rigueur entraîne donc bien souvent des coûts relativement élevés. La mise à jour ou l’ajout d’applications composant l’ERP et la maintenance des différentes interface sont, par exemple, synonymes d’importants budgets.

Il faut bien comprendre qu’au-delà de ses fonctionnalités « techniques », l’ERP doit être capable de s’adapter à l’environnement de l’entreprise au sein de laquelle il est intégré. Une adaptation qui doit être à la fois interne et externe, liée à son utilisation mais aussi aux besoins en perpétuelle évolution de l’utilisateur final.

Les avantages liés à la mise en place d’un ERP en entreprise

Au-delà des difficultés liées à la complexité d’intégration d’un ERP, cette dernière présente, pour l’entreprise qui décide de la mettre en œuvre, de nombreux avantages :

       Une meilleure visibilité des données grâce à leur centralisation

       Un gain de temps et d’argent en automatisant les processus qui étaient jusqu’alors manuels

       Une saisie des données unique (et non plus multiple). En effet, grâce à l’ERP, il n’est plus nécessaire de saisir les informations dans chaque application puisqu’elles sont centralisées.

       Un renforcement de la qualité et de la fiabilité des données qui sont stockées sur une seule et même plateforme et qui peuvent être plus facilement exportées sous la forme de rapports détaillés

En clair, l’ERP fait gagner l’entreprise en flexibilité et en rentabilité grâce à l’optimisation et à l’automatisation de tout un tas de processus qui, jusqu’alors, étaient réalisés manuellement, et parfois, de manière répétée.

Comment choisir son progiciel de gestion intégré ?

En ce qui concerne le marché des ERP en France, l’offre est relativement plurielle. Cependant, on remarque ces dernières années une tendance au renouvellement de cette offre. Dans le contexte de transformation digitale qui est le nôtre, les évolutions technologiques ne cessent d’évoluer pour tenter de répondre au mieux aux besoins qui émergent, et qui sont, eux aussi, soumis à une évolution permanente.

Nombreuses sont donc les entreprises qui font le constat d’un progiciel trop vieux, dépassé, et qui ne permet plus de répondre aux attentes actuelles. Pour être sûres de faire le bon choix en termes d’ERP, qu’il s’agisse d’un premier chantier d’intégration ou du renouvellement d’une ancienne interface, différents paramètres doivent entrer en compte dans leur décision :

       Le choix de l’éditeur : l’ERP doit pouvoir accompagner l’entreprise sur la durée, il s’agit donc de choisir une solution robuste et qui ne risque pas d’être abandonnée dans les années qui viennent.

       L’allocation des ressources : l’entreprise doit être capable d’allouer les ressources nécessaires à la bonne conduite du projet. Cela peut passer la nomination d’un chef de projet SI mais doit surtout faire l’objet d’une sensibilisation et d’une communication efficace en interne auprès de l’ensemble des équipes, afin que tout le monde soit impliqué dans le projet.

       Le choix quant au mode d’hébergement : ce choix dépend des besoins et des contraintes liées à l’entreprise. Qu’il s’agisse d’un hébergement en interne, du Cloud ou encore en mode SaaS, c’est une décision qui doit faire l’objet d’une réflexion approfondie afin de déterminer ce qui sera le plus pertinent par rapport aux besoins existants.

       L’analyse et le contrôle des procédures internes : l’intégration d’un ERP peut tout à fait être l’occasion de revoir les procédures qui sont souvent mises en place depuis longtemps, et qui ont parfois pu perdre en efficacité.

       La prise en compte de l’aspect budgétaire : la mise en place d’un progiciel de gestion intégré comporte souvent des coûts élevés. L’entreprise doit en avoir conscience si elle veut être capable d’allouer les ressources nécessaires à son développement et de mener chaque étape de ce process de façon efficace.

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